贵州2019年4月自考办公室管理核心考点五
2019年4月的考试很快就要开始了,要抓紧复习啊,贵州自考网为大家整理了2019年自考办公室管理核心考点五:
14.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间地点时要注意什么?
(1)要获得上司的许可;
(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再怛大会给对方的文秘人员以确认;
(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、餐会等)、所需要的时间等等;
(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。
(5)周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;
(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;
(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;
(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
15、什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
文员的挡驾方法是指:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。
主要的挡驾法有:
(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。
(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。
(3)会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动,文员要替上司委婉地谢绝。
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